E-mailmarketing is een effectieve (en relatief goedkope) manier om je doelgroep te bereiken en je bedrijf te promoten. Maar wat is binnen e-mailmarketing allemaal toegestaan volgens de nieuwe Telecommunicatiewet en de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), en wat niet? We zetten het voor je op een rij. Zodat je zeker weet dat je de wet respecteert en klanten niet onnodig lastig valt.
De AVG is de Europese verordening voor gegevensbescherming en stelt regels voor het verwerken van persoonsgegevens. Daaronder valt het verzamelen en gebruiken van e-mailadressen voor e-mailmarketingdoeleinden. Het bevat bepalingen over het verkrijgen van toestemming, het bewaren van gegevens en het beschermen van de privacy van personen. De Autoriteit Persoonsgegevens ziet toe op naleving van de AVG.
De Telecommunicatiewet stelt de regels voor elektronische communicatie, waaronder het versturen van e-mails. Het verbiedt bijvoorbeeld het verzenden van ongevraagde elektronische communicatie. De Autoriteit Consument & Markt (ACM) is bij de Telecommunicatiewet de waakhond van dienst. Daarnaast hebben we nog te maken met de gedragsregels zoals die zijn vastgelegd in de Nederlandse Reclame Code (NRC).
Regels voor e-mailmarketingcampagne
We lichten er enkele regels uit waar je bij het opzetten van een e-mailmarketingcampagne rekening mee moet houden:
1. Toestemming is nodig
Een van de belangrijkste eisen is dat je alleen e-mails mag versturen aan personen die hiervoor toestemming hebben gegeven. Daarbij maakt het niet uit of de ontvanger een zakelijke relatie is, of een consument. In beide gevallen moet duidelijk zijn waarvoor toestemming wordt gegeven. Wil je bijvoorbeeld zes keer per jaar een nieuwsbrief sturen? Dan moet dit in het toestemmingsverzoek duidelijk worden aangegeven.
Er is echter wel een uitzondering. Als er sprake is van een bestaande klantrelatie, dan mag je in sommige gevallen wel een zakelijke e-mail sturen. Die mail moet dan betrekking hebben op de door de klant afgenomen producten of diensten.
2. Toestemming moet expliciet zijn
Een belangrijke voorwaarde is dat de toestemming voor het versturen van commerciële e-mails expliciet (of ondubbelzinnig) wordt gegeven. Dit betekent dat de ontvanger duidelijk moet kunnen aangeven akkoord te gaan met het ontvangen van e-mails van een bepaalde afzender. Een verwijzing in de algemene voorwaarden dat een afnemer bij het accepteren van de voorwaarden automatisch akkoord gaat met het ontvangen van zakelijke e-mails is daarvoor onvoldoende.
Je kunt expliciete toestemming krijgen door middel van een opt-inproces, waarbij de ontvanger zich expliciet inschrijft voor de mailinglijst. Of door middel van een aanvinkvakje op een website of bij het invullen van een formulier.
Wat je hierbij wel moet weten, is dat de ontvanger altijd het recht heeft om de toestemming weer in te trekken. Jij bent dan verplicht is om deze herroeping te respecteren en de ontvanger verder niet meer te benaderen.
3. Respecteer de privacy
Het is ook belangrijk dat je de privacy van ontvangers respecteert. Verzamel of deel geen gevoelige informatie zonder toestemming. Dit omvat bijvoorbeeld informatie over politieke of religieuze overtuigingen, gezondheid of seksualiteit.
Wees daarnaast transparant over hoe je persoonsgegevens verzamelt en gebruikt, inclusief het gebruik van e-mailadressen voor e-mailmarketingdoeleinden. Dit betekent dat je een privacybeleid moeten hebben. Deel deze met de mensen die hun gegevens verstrekken. Zorg er bovendien voor dat je de informatie die je wel verzamelt, beveiligt tegen misbruik. Stel de ontvanger op de hoogte van de manier waarop je deze informatie gebruikt.
4. Voorkom spam
De wet stelt eisen aan de inhoud van je e-mails. Zet bijvoorbeeld geen spammailtjes in. Dit is verboden volgens de nieuwe Telecommunicatiewet. Voldoe je daar niet aan, dan kun je een zware boete verwachten.
Zorg ervoor dat duidelijk is dat je de afzender bent. Het gebruik van een noreply-adres (bijvoorbeeld noreply@bedrijf.nl) is strafbaar bij het versturen van bijvoorbeeld nieuwsbrieven. Met een noreply-adres straal je bovendien uit dat je de dialoog met de klant niet aan wil gaan. Dat lijkt ons niet zo’n wenselijk signaal.
Conclusie
Om ervoor te zorgen dat je e-mailmarketingcampagnes volgens de wet verlopen, is het belangrijk om de regels te kennen en deze te volgen. Dit beschermt niet alleen je bedrijf, maar ook de privacy en rechten van de ontvangers van je e-mails.
Hulp nodig bij het opzetten van een e-mailcampagne die niet alleen effectief is maar ook ‘compliant’? Neem dan contact op met Co-Workx. We zijn goed op de hoogte van de geldende wet- en regelgeving.
